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12.05.2021

Online-Meeting-Knigge

11 Regeln, mit denen Sie „online-kompetent“ rüberkommen

 

Online-Meeting-Knigge


Würden wir ungekämmt ins Büro gehen, den Kopf so halten, dass man in die Nase schauen kann oder das Licht ausmachen, wenn wir mit anderen in einem Raum sind?

Wenn wir als Geschäftspartner, Chef, Mitarbeiter oder Kollege ernst genommen werden wollen, dann lautet die Antwort natürlich nein. Doch was ist allenthalben in Online-Meetings auf dem Bildschirm zu sehen?

Diese oder ähnliche Bilder, bei denen der eine oder andere seinem Gesprächspartner einiges zumutet. Und aus Höflichkeit bekommen die Unglücksraben kein Feedback und können sich selbst nicht korrigieren, weil sie nicht den Blick oder das Gespür für ein gutes Kamerabild haben.

Wie auch, Fotografie, Kameraführung und Regie sind Spezialitäten, die einer professionellen Ausbildung bedürfen. Doch so weit müssen wir nicht gehen. Mit einigen wenigen Hinweisen ist ein Online-Meeting zum einen gut vorbereitet und für alle Beteiligten eine Freude, wenn wir einige wenige Regeln beherzigen.

Viel Freude bei diesem kurzen Online-Knigge für einen guten Auftritt bei der nächsten Online-Gelegenheit.

 

1. Pünktlichkeit ist eine Zier ...

  • Es sollte, ähnlich wie bei Präsenztreffen, selbstverständlich sein, mindestens 5 Minuten vor der Zeit bereit zu sein. Kamera, Licht, Ton, das alles will ein letztes Mal geprüft sein, bevor es inhaltlich los geht.
  • Wenn ich Moderator eines Online-Meetings bin, dann gehört es sich, seine Gäste deutlich vor der Zeit persönlich zu begrüßen. 10-15 Minuten vorher parat sein, das gibt die Möglichkeit selbst anzukommen und offen für die Teilnehmer zu sein.

2. Wer in der Planung versagt, der plant sein Versagen – die Vorbereitung

  • Es ist ein Akt der Wertschätzung und Höflichkeit, inhaltlich auf ein Meeting vorbereitet zu sein.
  • Bei digitalen Meetings kommt noch die technische Vorbereitung hinzu. Wer selten an solchen Veranstaltungen teilnimmt, der sollte sich unbedingt vor der Veranstaltung die Zeit nehmen, Einwahl, Kamera und Ton auszuprobiere. Bei ZOOM gibt es zum Beispiel diese Möglichkeit unter www.zoom.com/test vorher das eigene technische Setup zu prüfen.
  • Schauen Sie außerdem nach dem Symbol für das Mikrophon, hier gibt es ebenfalls die Möglichkeit, Lautsprecher und Mikrophon zu tes

3. Es werde Licht

  • Immer wieder sehe ich Gesprächspartner, die vor einem Fenster sitzen und aus einem dunklen Raum gegen das Licht mit der Kamera aufzeichnen. Die Konsequenz ist, dass die automatische Linse der Kamera das helle Gegenlicht versucht weg zu filtern. Das ist wie beim Blick gegen die Sonne, dann macht die Linse in unserem Auge auch zu, um die Helligkeit „auszusperren“. Dieser Effekt führt bei der Kamera dazu, dass die Gesichter dunkel werden, weil zu wenig Licht auf das Gesicht fällt. Damit vergeben wir die Chance, dass über die Mimik wichtige Signale zu unseren Gesprächspartnern gelangen.
  • Wer es professionell machen möchte, der beschafft sich für kleines Geld eine Videoleuchte, die das Gesicht gut ausleuchtet. Ringleuchten sind schon ein guter Anfang. Wer etwas weiter gehen möchte, der nutzt zwei Scheinwerfer von rechts und links. Ein Dritter Scheinwerfer kann hinter der Person von unten nach oben leuchten und so die Schatten eliminieren. Das ist dann die Kür.

4. Video anschalten und sichtbar sein

  • Wenn wir uns im persönlichen Gespräch zusammenfinden, dann würden wir es sehr befremdlich finden, wenn sich unser Gesprächspartner auf einmal einen Sack über den Kopf ziehen und sein Gesicht verbergen würde. „Was hat er zu verbergen?“, „Warum soll ich ihn nicht sehen?“, diese und noch viel mehr Fragen werfen wir für unsere Gegenüber auf, wenn wir die Kamera nicht anschalten.
  • Der einzige Grund, der es in einem Meeting rechtfertigt, die Kamera nicht anzuschalten, das ist eine instabile Datenleitung. Wenn wir die Kamera ausschalten, dann wird zumindest der Ton übertragen.
  • Nur auch hierzu gibt es Abhilfe. Die meisten Video-Conferencing-Systeme bieten die Möglichkeit, dass man sich per Telefon in das Meeting einwählen kann. Damit wird Bandbreite gespart und das Video kann angeschaltet bleiben. Wenn Sie der Organisator eines Meetings sind, stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer mit der Einladung die Meeting-ID und die Einwahl-Telefonnummern erhalten und Sie leisten damit einen Beitrag zum Erfolg Ihres Meetings.

5. Der Ton macht die Musik

  • So schön und wichtig es ist, dass ein Videosignal mit gutem Bild übertragen wird, noch wichtiger ist die Audio-Verbindung. Wie bereits angesprochen, wählen Sie sich per Telefon ein, wenn die Datenleitung eine schlechte Übertragungsrate hat.
  • Außerdem bitte vorher mal prüfen, wie sich der Ton anhört. Für Akzeptanz und gute Stimmung braucht es eine gute Stimme und die wird eben nur durch ein gutes Mikrophone übertragen. Das gilt beruflich ebenso wie privat. Manch ein im Laptop eingebautes Mikrofon überträgt einen so schrecklichen Ton, dass es für jeden Zuhörer eine Strafe ist zuzuhören. Es muss kein Studiomikrophon sein, doch nutzen Sie mindestens ein kabelgebundenes Headset, viele verfügen auch über AirPods, die über BlueTooth mit dem Rechner verbunden, beste Dienste leisten.
  • Wer es noch besser machen möchte, der hat ein Headset, bei dem das Mikrophon gut vor dem Mund platziert, eine warme und angenehme Stimme transportiert. Je besser die Mikrophone sind, desto eher verhindern sie die Übertragung von Raumgeräuschen (Kaffeemaschine, Drucker, Hundegebell, die Türklinge, wenn der Postbote klingelt, etc.).

6. Hintergründe lassen tief blicken

  • Je weniger, desto besser, je ruhiger, desto mehr kommt die Person vor der Kamera zur Geltung. Kleiderständer, Kruschelecken, Katzenklos, all das gehört nicht in eine Videokonferenz, so liebgewonnen die Gegenstände oder deren Nutzer uns geworden sind.
  • Die eingeblendeten Hintergrundbilder aus Mauritius oder anderen schönen Ländern sind zwar hübsch anzuschauen, nur allzu häufig sind die Konturen der Person im Bild unscharf und präsentieren uns als Person nicht in der eigentlichen Qualität. Daher Vorsicht mit derartigen Einblendungen.

7. Eine Frage der Haltung

  • Die freizeitorientierte Schonhaltung, lässige zurückgelehnt, das ist nicht das Signal einer wertschätzenden Haltung gegenüber meinen Gesprächspartnern. Immer wieder sehe ich Teilnehmer in Online-Veranstaltungen, die offenbar halb liegend auf ihrer Coach, wie vor dem Fernsehgerät (Verzeihung!) rumlümmeln. Das geht gar nicht! Wir legen doch auch nicht die Füße auf den Konferenztisch und wippen entspannt nach hinten gelehnt, auf dem Stuhl.
  • Haltung hat etwas mit Körper und mit Geist zu tun und ist sichtbar, hörbar, fühlbar.

8. Der richtige Blickwinkel

  • Am schönsten ist es, wenn wir mit anderen auf Augenhöhe kommunizieren. Das ist wörtlich, bildlich und im übertragenen Sinne zu verstehen. Schauen Sie, dass Ihre Kamera im wahrsten Sinne des Wortes auf Augenhöhe ist. Dazu kann es notwendig sein, dass der Laptop auf ein kleines Podest gehoben wird. So vermeiden Sie, dass die Kamera von unten in die Nase schaut.
  • Und wenn Sie dann noch sicherstellen, dass die Oberkante des Kopfes mit dem oberen Rand des Bildschirmes abschließt, dann ist die Wirkung ungleich seriöser und professioneller
  • Damit auch die Körpersprache übertragen wird, ist eine Kameraeinstellung, die Kopf und Oberkörper zeigt, von Vorteil. Dann ist es fast so, als würden wir uns an einem Konferenztisch gegenüber sitzen.

9. Diskussionskultur – online wichtiger denn je  

  • Die Aufgabe des Sitzungsleiters und Moderators ist es, den Teilnehmern die Sicherheit zu geben, wie sie sich korrekt verhalten. Geben Sie einige Spielregeln bekannt, wie sich jeder an der Diskussion beteiligen kann und auch soll. Wenn der Chat aktiv genutzt werden soll, dann weisen Sie bitte darauf hin und haben auch während des Meetings einen Blick dafür. Benennen Sie einen Assistenten, der die Aufgabe hat, den Chat vor allem bei vielen Teilnehmern zu beobachten.
  • Handzeichen wirken im ersten Moment vielleicht etwas albern und erinnern an die Schule. Nur bedenken Sie, je nach Leitungsgeschwindigkeit kommt es zu sogenannten Latenzen, das bedeutet, zwischen einem Redebeitrag und dem Augenblick, in dem es für die Zuhörer hörbar wird, können Bruchteile von Sekunden vergehen. Das führt dazu, dass ich selbst gerade mit einem Satz beginne und auf einmal die Meldung einer anderen Person höre und dann stocke. Und umgekehrt geht es ebenso. Daher gehört zu einer gepflegten Diskussionskultur, dass ein Redebeitrag händisch oder mit einem virtuellen Zeichen angezeigt wird und der Moderator die Personen der Reihe nach um ihre Beiträge bittet. Das verhindert die unkontrollierte Folge von Halbsätzen, die einfach nur nervig sind.        

10. Alleine oder zu zweit oder dritt?

  • Wenn ich es wählen kann, dann bevorzuge ich es, wenn jeder Teilnehmer einer Videokonferenz alleine vor seinem Rechner sitzt und ohne Ablenkung an der Sitzung teilnimmt. Für den Moderator ist es auf diese Weise auch deutlich besser möglich, Gesprächsgruppen in die virtuellen Meetingräume einzuladen. Vor allem wenn es um den Austausch der Teilnehmer aus unterschiedlichen Unternehmen oder über verschiedene Standorte hinweg geht, dann kann der Moderator Einfluss nehmen und eine größere inhaltliche Vielfalt für die Teilnehmer sicherstellen.
  • Für die Einführung in die Kunst der Videokonferenz, kann es durchaus sinnvoll sein, dass sich zwei Personen vor einem Rechner zusammenfinden. Dann bitte auch sicherstellen, dass beide Personen gut sichtbar und akustisch gut hörbar sind.
  • Bei drei uns mehr Personen ist die Empfehlung professionelle Video- und Audiotechnik zu verwenden, die eine gute Übertragung aller Teilnehmer in Bild und Ton sicherstellt. Testen Sie vorher die Einstellungen und die Handhabung der Geräte.

11. Das Protokoll

  • ist in und vor allem nach jedem Meeting ein Beschleuniger und Wächter darüber, dass die Ergebnisse nicht versanden. Wählen Sie als Moderator und Sitzungsverantwortlicher eine Person aus, die es technisch handeln kann, während des Meetings Protokoll zu führen. Dazu braucht es mindestens zwei Bildschirme. Der Protokollant kann das Meeting so auf einem Bildschirm visuell und akustisch verfolgen und auf dem zweiten Bildschirm ein Word-Dokument oder eine Mindmap für das schnelle Erfassen der Ergebnisse nutzen.
  • Manchmal ist es auch zielführend und/oder ausreichend, wenn die Präsentation, die mit den Teilnehmern geteilt wurde, im Nachgang verschickt wird. Gute Planung macht sich auch hier wieder bezahlt.

 

Fazit:

Online-Müdigkeit ist genauso verbreitet, wie Meeting-Müdigkeit im Präsenzbereich und entsteht nur, wenn ein Meeting schlecht vorbereitet und unzureichend moderiert wird. Ich mache immer wieder die Erfahrung, dass Teilnehmer überrascht sind, wie schnell die Zeit vergeht, wie viel geschafft wurde und dass es Online doch „gar nicht so schlimm“ war. Digitale Meetings sind ein wahrer Beschleuniger und Möglichmacher, nicht nur in Zeiten der Pandemie. Ich bin davon überzeugt, dass wir auch zukünftig mehr denn je online arbeiten werden, und warum? Nun, weil es geht und weil der Aufbau von digitaler und persönlicher Meetingkompetenz zu den Standards der persönlichen Weiterentwicklung gehört.

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Über den Autor:

Markus F. Weidner, Gründer des Institut Qnigge, ist Unternehmer, Autor, inspirierender Vortragsredner und Experte für Führungsqualität und Service-Erlebnisse. Als Restaurantfachmann hat er Service von der Pike auf gelernt und in seiner internationalen Hotelkarriere als Führungskraft unter Beweis gestellt. Mit Leidenschaft für Sprache, dem Gespür für Menschen, Vertrieb und Organisation baute er ein internationales Schulungs- und Beratungsunternehmen auf, dass sich zum Marktführer für die Hotellerie entwickelt hat. Heute zählen Top-Hotels, Veranstaltungszentren, Kliniken und „Hidden Champions“ aus Industrie, Tourismus und Dienstleistung zu seinen Kunden. Als Befürworter von Werteorientierung, klaren Regeln im Service und wertschätzender Führungskultur gibt er wertvolle Impulse, ob in seinen Vorträgen, Workshops, Seminaren, Büchern oder im Einzelcoaching.

 

 

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