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11 Tipps zur Moderation von Fragen am Ende einer Präsentation

Moderation, Wissenswertes

11 Tipps zur Moderation von Fragen am Ende einer Präsentation

Die Präsentation ist beendet und der Redner stellt zum Abschluss die Frage: „Haben Sie noch Fragen?“ Schweigen. Stille. Eine merkwürdige Atmosphäre legt sich wie ein Schleier über den Raum, fast schon unangenehm. Mit einem beherztem „OK, also wenn es keine Fragen mehr gibt, dann vielen Dank“ erlöst der Redner seine Zuhörer von diesem Moment. Die Präsentation ist vorbei und hier wurde wieder einmal unter Beweis gestellt, wie Fragerunden schnell überflüssig gemacht werden.

Kommt Ihnen das bekannt vor? So oder so ähnlich erleben wir immer wieder, wie eine Präsentation
unglücklich beendet wird. Dabei verpasst der Redner die Chance sein Publikum zu aktivieren, in den Dialog mit den Teilnehmern zu gehen und sich noch kompetenter und wirkungsvoller darzustellen. Unsere Empfehlung: Betrachten Sie es als wertvolle Gelegenheit, Fragen aus dem Publikum beantworten zu dürfen. Wann immer Sie bei Ihrer Präsentationen Zeit und Raum haben, einen Fragen-Teil anzuschließen, tun Sie es! Damit das in Ihrem Fall allerdings nicht so endet wie in obigem Beispiel, erhalten Sie nachfolgend ein paar Tipps zur zielführenden Moderation der Fragen aus dem Publikum.

1. Informieren Sie Ihr Publikum, wie Sie mit Fragen umgehen werden

Geben Sie Ihren Zuhörern gleich zu Beginn Ihrer Ausführungen den Hinweis, dass es am Ende der Präsentation die Möglichkeit gibt, Fragen zu stellen. Teilen Sie ihnen auch mit, ob Zwischenfragen gestellt werden dürfen oder nicht. Der Vorteil einer Fragerunde am Ende Ihrer Präsentation ist, dass Sie in Ihrem Gedanken- und Redefluss nicht unterbrochen werden. Außerdem besteht die Gefahr, dass durch Zwischenfragen Ihr Zeitkonzept schnell aus dem Ruder laufen kann. Und die Erfahrung zeigt auch, dass sich viele Fragen während Ihrer Präsentation automatisch beantworten, wenn Sie sich gut auf Ihr Thema und Ihr Publikum vorbereitet haben. Die Fragen, die dann am Ende für die Fragerunde übrig bleiben, zeugen eher von Qualität und Interesse an Ihrem Thema.

2. Schaffen Sie einen klaren Rahmen für die Fragerunde

Sobald Sie den Vortragsteil Ihrer Präsentation beendet haben, leiten Sie die Fragerunde ein. Dazu ist es hilfreich, den Rahmen für die Fragen zu schaffen. Das machen Sie z. B., indem Sie formulieren, wie viel Zeit für Fragen vorgesehen ist oder wie viele Fragen gestellt werden können. Das kann sich dann in etwa so anhören:

„Wir haben jetzt noch 5 (10, 15) Minuten Zeit für Fragen.“
oder: „Gerne beantworte ich noch 3 Fragen aus dem Publikum.“

Einen solchen Rahmen zu setzen hat den Vorteil, dass Sie Klarheit schaffen und Ihr Publikum sich darauf einstellen kann. Außerdem können Sie sich bei zu vielen Fragen auf die gesetzte Begrenzung berufen, ohne dass Ihre Zuhörer enttäuscht sind.

3. Fordern Sie Ihr Publikum aktiv auf, Fragen zu stellen

Weshalb Zuhörer keine Fragen stellen, kann vielfältige Gründe haben. Vielleicht trauen sie sich nicht und denken: „Das ist vielleicht eine blöde Frage, nee, lieber bin ich still“ oder „Was denken denn die anderen, wenn ich diese Frage stelle? Ich könnte mich ja blamieren!“. Dabei sind häufig die anderen Zuhörer heil froh, dass jemand anders eine Frage stellt, weil sie sich selbst eben nicht getraut hätten. Damit sich Ihre Aufforderung an das Auditorium nicht wie in unserem Eingangsbeispiel anhört und es Ihnen gelingt, Ihr Publikum zu aktivieren, folgende Empfehlung für die Formulierung:

„Wir haben jetzt noch 5 (10, 15) Minuten Zeit für Fragen. Wer hat die erste Frage?“
oder: „Gerne beantworte ich noch 3 Fragen aus dem Publikum. Wer möchte die erste Frage stellen?“

Mit diesen offenen und fordernden Formulierungen versteht Ihr Publikum:
Erstens, dass Fragen jetzt explizit erwünscht sind und zweitens, dass es nun die ausdrückliche Erlaubnis hat, eine Frage zu stellen.

4. Geben Sie Ihrem Publikum Zeit zum Nachdenken

Jetzt gilt es die Stille, die natürlich auch hier entstehen kann, selbstbewusst auszuhalten. Die Zuhörer brauchen einen Moment zum Nachdenken, um ihre Frage zu formulieren. Gehen Sie davon aus, dass eine Frage kommt. Für den Fall, dass keine Frage kommt, haben wir weiter unten einen Tipp für Sie.

5. Wiederholen Sie die Fragen, die Ihre Zuhörer stellen

Wird uns eine Frage gestellt, so gehen wir schnell dem Impuls nach, die Frage direkt beantworten zu wollen. Wir glauben vielleicht, dass es wichtig ist, wie aus der Pistole geschossen zu antworten, weil das zeigt, wie gut wir unser Thema beherrschen und wie schlagfertig wir sind. Um professionell und souverän zu wirken, braucht es das nicht. Im Gegenteil! Unsere Empfehlung ist, vor dem Antworten zunächst die Frage des Zuhörers zu wiederholen:

„Die Frage war…“
oder: „Ich wurde gefragt, ob / wie / warum …“

Eine Wiederholung der Frage hat gleich mehrere Vorteile:

a) Sie stellen sicher, dass Sie die Frage korrekt und umfänglich verstanden haben (und damit das ganze Publikum). Dazu können Sie die Frage entweder wortgenau oder besser noch mit Ihren eigenen Worten wiederholen. Letzteres ist eine hohe Kunst der Kommunikation und nennt sich paraphrasieren. Der Sinn des Paraphrasierens ist zu prüfen, ob das, was jemand inhaltlich gemeint hat, vom anderen auch inhaltlich korrekt verstanden wurde. Der Fragensteller hat jetzt die Möglichkeit zu bestätigen oder aufzuklären, was er genau gemeint hat. Übrigens kommt die Wiederholung der Frage beim Fragenden gut an, denn es ist auch eine Wertschätzung der Person gegenüber. Und vielleicht öffnet genau das den Raum für weitere Fragen von Personen, die sich sonst nicht getraut hätten.

b) Sie gewinnen Zeit zum Nachdenken. Vielleicht haben Sie die Antwort nicht sofort parat und durch die Wiederholung der Frage gewinnen Sie mehr Zeit, um über die Antwort nachzudenken.

c) Sie stellen sicher, dass alle Teilnehmer im Publikum die Frage akustisch verstanden haben. Gerade bei einem größerem Publikum kommt es häufig vor, dass ein Teilnehmer aus der ersten Reihe eine Frage stellt, die Teilnehmer in den hinteren Reihen allerdings die Frage akustisch nicht verstehen. Wenn Sie jetzt vor Ihrer Antwort die Frage (für alle) nochmals wiederholen, können auch alle Zuhörer Ihre Antwort auf die Frage nicht nur akustisch, sondern auch inhaltlich verstehen.

d) Nicht jeder Zuhörer hört dauerhaft zu. Ja, so sind wir Menschen. Ständig werden wir abgelenkt von eigenen Gedanken, Tagträumereien, einem Zwicken im Bauch, das sich Aufmerksamkeit verschafft. Oder ein zufälliger Blick auf die Uhr lässt uns unruhig werden, weil nach der Veranstaltung noch so viel zu erledigen ist. So ist manch ein Zuhörer froh und dankbar, wenn die Frage wiederholt wird, weil er zuvor nichts davon mitbekommen hat.

6. Fordern Sie zu weiteren Fragen auf

Sobald Sie auf die erste Frage kurz geantwortet haben, stellen Sie die nächste öffnende Frage an Ihr Publikum:

„Wer hat die nächste Frage?“

Wiederholen Sie nach gleichem Muster wie oben unter Punkt 8 auch diese nächste Frage aus dem Publikum, bevor Sie antworten.

7. Setzen Sie ein Signal für das Ende der Fragerunde

Wenn Sie zum Abschluss kommen wollen, geben Sie Ihrem Publikum einen Hinweis für das Ende der Fragerunde, z. B. folgendermaßen:

„Wer hat die letzte Frage?“
oder: „Wir haben noch Zeit für eine abschließende Frage. Wer möchte die letzte Frage stellen?“

Mit dieser Frage machen Sie deutlich, dass nur noch eine einzige Frage zulässig ist. Diese Formulierung ist auch hilfreich, wenn Sie zuvor keinen zeitlichen Rahmen für die Fragerunde gesetzt haben. Sie macht klar, dass das Ende der Präsentation nahe ist.

Wiederholen Sie auch die letzte Frage aus Ihrem Publikum bevor Sie sie beantworten. Wir können das nicht oft genug betonen, denn unser Antwort-Reflex ist mächtig und es braucht einige Zeit und Übung, bis er sich verflüchtigt.

8. Schließen Sie Ihre Präsentation nach der Fragerunde mit einem Fazit

Nachdem Sie alle Fragen aus dem Auditorium beantwortet haben oder Ihre Zeit für Fragen abgelaufen ist, ziehen Sie ein kurzes Fazit aus dem gesamten Vortrag mit einem wirkungsvollen Ende (wie Sie Ihre Präsentation wirkungsvoll beenden, erläutern wir an anderer Stelle). Ein einfaches „Danke und tschüss“ reicht an dieser Stelle nicht aus, wenn Sie mit Ihrer Botschaft bei den Menschen im Gedächtnis bleiben wollen.

9. Bereiten Sie eine eigene Notfall-Frage vor

Was passiert nun, wenn Ihre Zuhörer keine Fragen haben? Es kommt bei der Anwendung unserer Empfehlungen selten vor, dass keine Frage aus dem Publikum gestellt wird, doch ab und an passiert es. Auch hier haben wir einen Tipp für Sie, wie Sie diese Situation souverän meistern. Zu einer guten Vorbereitung einer Präsentation gehört, dass Sie sich überlegen, welche Fragen sich aus Ihren Ausführungen ergeben können. Bereiten Sie dazu für sich selbst eigene Fragen vor. Wenn nun die beschriebene Stille einsetzt und Sie diese selbstbewusst eine Weile ausgehalten haben, kommt Ihre Notfall-Lösung zum Einsatz und Sie formulieren:

„Was an dieser Stelle häufig gefragt wird, ist….“

Stellen Sie nun eine der Fragen, die Sie für sich vorbereitet haben und beantworten sie diese. Der Vorteil ist, dass damit das Eis gebrochen wird und Sie den Raum wieder öffnen. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass Sie jetzt noch einen Punkt ansprechen können, der im Vortrag selbst zu kurz gekommen ist oder den Sie sogar in Ihrer Präsentation vergessen hatten. Fazit: Das peinliche Schweigen ist gebrochen, Sie behalten die Führung und haben die Situation professionell gemeistert.

10. Keine Angst, wenn Sie die Antwort nicht wissen

Das Publikum stellt nach Ihrer Präsentation eine Frage und Sie kennen die Antwort darauf nicht? Davor haben viele Redner Angst. Wenn das passiert, lassen Sie sich nicht aus der Ruhe bringen und überlegen Sie kurz:
Fällt diese Frage in Ihren Kompetenzbereich? Wie gravierend wäre es für Ihren Expertenstatus, diese Frage nicht beantworten zu können? Würde die Beantwortung den zeitlichen Rahmen sprengen?

Je nachdem zu welchem Schluss Ihre Überlegung kommt, können Sie beruhigt auf die Kompetenz eines Kollegen verweisen, wenn Sie nicht der Experte/die Expertin dafür sind. Vielleicht sitzt ja ein Experte im Publikum, der die Frage beantworten könnte? Dann geben Sie die Frage offen ins Auditorium. Oder bieten Sie an, die Frage im Nachgang bilateral oder per Mail zu beantworten, wenn die Antwort den Zeitrahmen sprengen würde (oder Sie die Antwort nicht gleich parat haben). Alternativ seien Sie einfach ehrlich und sagen, dass Sie die Antwort ad hoc nicht geben können und Sie sie gerne nachliefern, wenn das in diesem Moment unschädlich für Ihr Expertenansehen ist.

11. Ein No go in Fragerunden: Fragen loben

Vermeiden Sie es, Fragen Ihrer Zuhörer zu bewerten! Häufig hören wir den Satz: „Das ist aber eine gute Frage“. Was sagen Sie bei der nächsten Frage, die jemand stellt? Sagen Sie wieder: „Das ist aber eine gute Frage“? Wahrscheinlich nicht. Nur, wenn Sie es nicht wieder sagen, fragt sich der Fragende, ob seine Frage denn jetzt keine gute Frage war. Also sagen Sie vielleicht: „Noch eine gute Frage!“ Nur was machen Sie, wenn jemand eine, nennen wir es mal „gehirnamputierte“ Frage stellt? Wenn Sie jetzt wieder sagen: „Das ist aber eine gute Frage…“, um den Fragenden wertzuschätzen, wird Ihr Publikum schnell denken, was Sie denn für einer sind. Das kann nur schief gehen. Gehen Sie all dem aus dem Weg und kommentieren und bewerten Sie keine Fragen, die aus dem Publikum gestellt werden außer mit einem neutralen „Danke für diese Frage“.

Fazit und Zusammenfassung

Sie sehen, mit einer gut moderierten Fragerunde können Sie nur gewinnen. Wenn Sie unsere Tipps beherzigen und in Ihrer nächsten Präsentation direkt anwenden, werden Sie Ihrem Publikum noch wertschätzender begegnen und werden erleben, wie spannend die Interaktion in einem Fragendialog sein kann. Hier die Tipps nochmal zusammengefasst:

  1. Informieren Sie Ihr Publikum, wie Sie mit Fragen umgehen werden
  2. Schaffen Sie einen klaren Rahmen für die Fragerunde
  3. Fordern Sie Ihr Publikum aktiv auf, Fragen zu stellen
  4. Geben Sie Ihrem Publikum Zeit zum Nachdenken
  5. Wiederholen Sie die Fragen, die Ihre Zuhörer stellen
  6. Fordern Sie zu weiteren Fragen auf
  7. Setzen Sie ein Signal für das Ende der Fragerunde
  8. Schließen Sie Ihre Präsentation nach der Fragerunde mit einem Fazit
  9. Bereiten Sie eine eigene Notfall-Frage vor
  10. Keine Angst, wenn Sie die Antwort nicht wissen
  11. Ein No go in Fragerunden: Fragen loben

Da bekanntlich nur die Übung den Meister macht, wird es vermutlich einige Fragerunden dauern bis sich unsere Tipps nicht mehr ungewohnt anfühlen und Sie sie verinnerlicht haben. Als Übungsplattform empfehlen wir das Qnigge Präsentationstraining I – Die Kunst der wirkungsvollen Rede. Hier lernen die Teilnehmer das Moderationsschema kennen, wenden es unmittelbar im Anschluss an die eigenen Präsentationen an und werden mit echten Fragen der anderen Teilnehmer konfrontiert. Seien Sie dabei und entwicklen Sie Ihren Auftritt und Ihre Wirkung weiter.

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